Кто делает штатное расписание в организации. Отметим некоторые положительные моменты. Для чего нужно штатное расписание в организации

Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база Гусятникова Дарья Ефимовна

2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка

Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Госкомстата России № 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.

Постановлением Госкомстата России № 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения – постоянно, в других организациях – 3 года.

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т. п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом – административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин – для такой категории персонала, как рабочие, а второй – для служащих.

Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках…». Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.

По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.

В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т. д.

ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

Проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

Не увлекаться новомодными названиями, т. к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» – «специалист по поиску руководителей»).

Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т. д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «-», при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал».

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т. д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются:

Работникам организаций, финансируемых из бюджета, – соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;

Работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) – законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;

Работникам других организаций – коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т. е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты . Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

Что же касается надбавок (графы 6–8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других)

В организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ;

В организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, – органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;

В организациях, финансируемых из местного бюджета, – органами местного самоуправления.

Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Согласно указаниям по применению правил оформления первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата, в штатном расписании заработную плату теперь можно указывать не только в рублях, но и с помощью вспомогательных величин (процентов, коэффициентов и т. п.).

Графа «Примечание» предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке «Итого» указываются итоговые суммы по графам 4–9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф составляется приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номер и дата приказа отражаются в шапке штатного расписания.

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т. е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

При оформлении штатного расписания обратите внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае он будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к утверждению. В частности, не забывайте заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы. Например:

В этом случае наименование и код структурного подразделения указываются не в столбце, а в строке – заголовке.

Экономисты по труду также предлагают использовать такую форму:

Если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается «вилка» окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного расписания может быть следующей:

В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется «урезанная» форма штатного расписания, т. е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т. д.

Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты), указывается.

Замечания прилагаются

(Подпись) С.И. Иванов

20.01.2005

В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:

Справки;

Заключения;

Служебные записки.

Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:

В отдел кадров;

В главную бухгалтерию;

Один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.

Штатное расписание – документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

«О внесении изменений в штатное расписание»;

«Об изменении штатного расписания»;

«О частичном изменении штатного расписания».

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

Совершенствование организационной структуры компании;

Проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

Реорганизация компании;

Расширение или сокращение производственной основы компании;

Изменение законодательства;

Оптимизация управленческой работы;

Планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

Переименование должности;

Изменение должности;

Переименование структурного подразделения;

Возложение дополнительных обязанностей;

Изменение базовых (должностных) окладов;

Введение новых подразделений;

Введение новых (дополнительных) должностей;

Ликвидация структурного подразделения;

Сокращение должности.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно.

1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

2. Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. В этом случае меняются существенные условия трудового договора, (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца.

3. В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо «отдел маркетинга» – «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

4. Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение трудовой функции работника, предусмотренной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

5. Изменение базовых (должностных) окладов в штатном расписании осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:

Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору;

Личная карточка Т-2 (раздел 3).

6. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

Решение руководителя организации;

Проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;

Проект положения о структурном подразделении;

Проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:

Служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых не ниже отдела;

Отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

Должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

7. При введении новой (дополнительной) должности на имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:

Служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;

Обновленную структуру подразделения;

Проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

Должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;

Должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

8. Решение о ликвидации структурного подразделения оформляется в соответствии с ТК РФ приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

9. Решение о сокращении должности принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

Увольнение сотрудников по причине ликвидации структурного подразделения, сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой. Более подробно эти вопросы рассматриваются в разделе «О сокращении штата и численности».

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещение должностей или штатная расстановка. Также на практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания – это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.

Из книги Больше, чем вы знаете. Необычный взгляд на мир финансов автора Мобуссин Майкл

Расстановка приоритетов процесса Под воздействием стимулов и систем оценки результативности инвестиционное сообщество переоценивает важность результатов и недооценивает важность процесса. Как заметил Роберт Рубин: Речь не о том, что результаты не имеют значения. Как

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

5.2.3. Штатное расписание организаций Штатное расписание представляет собой совокупность информации о штатных единицах организации. Штатная единица – это некоторая должность в конкретном подразделении организации. Состав штатного расписания (в том числе количество

Из книги Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица автора Вольхин Николай

2.3.3. Нормирование ресурсов и штатное расписание Управление ресурсами в залоговом процессе сводится к поиску баланса разумно достаточного времени на выполнение операций и минимально обоснованного количества сотрудников, требуемых для их выполнения. Решение этой задачи

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

6.5. Штатное расписание (Приложение 18) Штатное расписание обобщает информацию о количестве работников и заработной плате (допускается не проставлять заработную плату в штатном расписании, а указать в приказе об утверждении штатного расписания, что заработная плата

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 7 Акты, определяющие структуру и состав компании: организационная структура, квалификационно-численный состав, штатное расписание В рамках этой главы рассмотрим акты, определяющие структуру и состав компании. Соответствующие документы обычно разрабатываются на

Из книги 1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих автора Гладкий Алексей Анатольевич

УРОК 68. Штатное расписание предприятия Штатное расписание – главный элемент кадрового учета, во многом определяющий стратегию работы с персоналом. Каждое предприятие разрабатывает собственное штатное расписание, составленное с учетом вида деятельности, специфики

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.1.1. Структура и штатная численность Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы,

Из книги Быстрее, лучше, дешевле [Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов] автора Хаммер Майкл

Расстановка приоритетов Вы сами выбираете, с чего начать преобразования на основе бизнес?процессов. Существует три типа процессов: основной – в этом процессе производится товар или услуга, за которые покупатель согласиться заплатить; вспомогательный – этот процесс

Из книги Секретарское дело автора Петрова Юлия Александровна

3.1.1. Штатное расписание Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной

Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн Кей

Управление временем и расстановка приоритетов Подобно любому профессионалу, тренеру необходимо уметь планировать свою работу и расставлять приоритеты. Часто очень сложно выкроить время для административных и маркетинговых вопросов. Выработка сбалансированного плана

Из книги Совершенная машина продаж. 12 проверенных стратегий эффективности бизнеса автора Холмс Чет

Шаг 5: расстановка приоритетов Если вы сделали упражнение, то просмотрите план на завтра и определите, на каком месте у вас стоят самые трудные дела. На семинарах я часто встречаю людей, которые ставят их в конец списка, потому что, как правило, они наиболее трудоемкие и

Из книги Надежная база: лидерство для руководителей высшего звена автора Колризер Джордж

Расстановка ваших приоритетов развития Как бы долго вы ни играли роль надежной базы, навыки всегда можно улучшить, а эффективность – повысить, создавая свою персональную форму доверия и дерзаний. Не каждый лидер – надежная база сочетает бытие и действия так же,

Расстановка бойцов на поле боя Мы пока не говорили о двух таких важных моментах в работе торгового персонала как графики сменности и распределение продавцов в торговом зале.Для эффективной работы торговый персонал должен иметь удобный график работы – чтобы

Из книги Геймшторминг. Игры, в которые играет бизнес автора Браун Санни

Принудительная расстановка приоритетов ЦЕЛЬ ИГРЫВ процессе расстановки приоритетов группа должна прийти к единому списку элементов. Принудительная расстановка приоритетов (Forced Ranking) заставляет участников принимать сложные решения, когда каждый элемент оценивается

Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

Скачать штатное расписание на 2019 год вы сможете ниже, а сейчас поговорим, что оно собой представляет.

Как уже сказано, форма штатного расписания (2019) может быть утверждена по стандартной унифицированной форме, но это не значит, что работодатель стеснен данной формой. Руководитель предприятия может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему. Если он не хочет заниматься разработкой сам, он может поручить это ответственному лицу, например бухгалтеру.

Образец штатного расписания на 2019 год, скачать

Обратите внимание, в рассматриваемом документе в обязательном порядке должны быть:

наименование подразделения;
наименование должностей;
количество штатных единиц;
размер оклада;
надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме. Образец заполнения штатного расписания на 2019 год вы сможете увидеть ниже.

Для чего нужно штатное расписание в организации

Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
необходим при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно , составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников ( обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Образец штатного расписания на 2019 год: оформляем по всем правилам

Шаг 1. Заполняем шапку

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.

Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

Указываем цифры. Обратите внимание, что если у вас используются только оклады, как, например, в данном образце, то разделы надбавки и компенсации не заполняются. Пускай вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

Шаг 4. Подписываем

Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих сможет расписаться и один, например, тот же бухгалтер.

Шаг 5. Утверждаем

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

переименования структурных подразделений или должностей,
изменения оклада,
при реорганизации предприятия,
в случае сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям .

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания может быть указана одна из следующих причин:

усовершенствование организационной структуры компании;
улучшение работы отдельных структурных подразделений;
реорганизация компании;
расширение или сокращение компании;
изменение законодательства;
оптимизация организационных процессов;
планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
устранение дублирования функций.

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Обязательно ли использовать образец штатного расписания

В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно , где оно упоминается дважды: в статье 15 , содержащей определение трудовых отношений, и в статье 57 , согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности -с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Поэтому образец, как правильно составить штатное расписание 2019 года, вам пригодится в работе.

Штатным расписанием документально оформляется состав, численность сотрудников организации и ее структура. Пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и оформления изменений. Обязательно ли составлять штатное расписание.

Штатное расписание – внутренний документ предприятия, в котором документально оформляется штатный состав, численность сотрудников организации и её структура.

В этой статье мы рассмотрим пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и расскажем, как оформить изменение штатного расписания.

В российском трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления штатного расписания. По этой причине некоторые работодатели не желают оформлять лишний кадровый документ.

Практика же показывает, что штатное расписание иметь необходимо, более того, его отсутствие может повлечь весьма неприятные последствия для самого работодателя в виде штрафов.

Необходимо учесть, что статья 57 Трудового кодекса РФ определяет одно из обязательных условий трудового договора - трудовую функцию работника, как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием». Без утверждённого штатного расписания нельзя провести сокращение штата сотрудников и их увольнение, согласно пункта 2 статьи 81 ТК РФ.

К тому же, штатное расписание, или выписки из него, могут запрашивать при проверке налоговые органы, территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и инспекция по труду.

Составляем штатное расписание

Штатное расписание не отражает сведения о сотрудниках, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Это так называемые «внештатные» сотрудники, на которых не распространяется действие трудового законодательства (ст. 11 ТК РФ).

При составлении штатного расписания, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Эта форма не обязательна к применению и носит рекомендательный характер, но содержит все необходимые для кадровых документов реквизиты.

Применяя форму № Т-3, следует соблюдать определённые правила её заполнения. Рассмотрим их подробнее на примере штатного расписания ООО.

Обязательные реквизиты

«Наименование организации» указывается так, как оно указано в учредительных документах: если кроме полного наименования есть сокращённый вариант, то он указывается за полным (в скобках), или строкой ниже.

«Код по ОКПО» - это идентификационный код предприятия по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который указан в информационном письме органа государственной статистики.

«Номер документа»: если штатное расписание составляется впервые, то ему присваивается номер 1, а в дальнейшем номера идут по порядку.

«Дата составления» - текущая дата, когда был составлен документ.

«Утверждено» - здесь указывается номер и дата приказа, которым было утверждено данное штатное расписание.

«На период» - эта строка отражает срок действия документа и дату, с которой он вступает в действие.

«Штат в количестве ____ единиц» - указывается общее количество штатных единиц предприятия, отражённое в штатном расписании.

Основная часть

Заполнив обязательные реквизиты, внесём сведения о подразделениях, должностях и заработной плате.

Графа 1 «Наименование структурного подразделения». К структурным подразделениям предприятия относятся отделы, филиалы, представительства и т. п.

Как правило, эту графу заполняют, начиная с подразделений, осуществляющих общее руководство («Администрация»), далее может следовать бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и т. п., затем производственные подразделения (цеха, участки) и обслуживающие (склад, хозяйственные подразделения и т. п.).

Иногда наименование подразделения может влиять на предоставление работнику определённых льгот (например, при наличии вредного производства) – в этом случае его следует брать из соответствующих отраслевых классификаторов.

Графа 2 «Код структурного подразделения» предназначена для нумерации подразделений в порядке, с помощью которого можно определить их место и подчинённость в общей структуре предприятия. На небольшом предприятии с централизованной структурой код можно не указывать.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника». Работодатель может присвоить наименование должностям самостоятельно, а можно воспользоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)» (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367), «Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93)» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298) и «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Если в отношении определённого вида работ, должностей, специальностей существуют какие-либо ограничения или предусмотрены льготы и компенсации, то их наименование должно строго соответствовать вышеуказанным классификаторам. Наименование должности нужно писать полностью, без сокращений (например: заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров).

Обратите внимание: если наименование должности, указанной в трудовом договоре, не соответствует наименованию этой должности в штатном расписании, либо вовсе в нём отсутствует, противоречия решаются в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указываем количество штатных единиц, предусмотренных в организации по соответствующей должности (специальности).

Если предусмотрена работа по совместительству, то нужно указать количество неполных единиц в соответствующих долях (например: 0,5; 0,75). Имеет смысл включить также вакантные должности, не занятые на момент утверждения штатного расписания, чтобы не вносить в него изменения при приёме каждого нового сотрудника.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки, не включающий в себя компенсационные, социальные и стимулирующие выплаты.

Обратите внимание: иногда работодатель, чтобы установить нескольким сотрудникам, занимающим одинаковые должности, разный размер заработной платы, указывает в штатном расписании минимальный и максимальный пределы оклада или тарифной ставки – так называемую «вилку» (например: 15000-18000 рублей).

Это противоречит ст. 22 ТК РФ, предусматривающей равную оплату за равный труд и ст. 129 ТК РФ, согласно которой оклад и тарифная ставка являются фиксированными. Подразумевается, что если работники занимают одинаковые должности, то объём и сложность их работы также одинаковы, а значит и оклады их должны быть равны. Установить заработную плату в большем размере кому-либо из сотрудников в этом случае можно за счёт надбавок или иных доплат.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и иные стимулирующие выплаты устанавливаются действующим законодательством (например: за работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), или самим работодателем (за выслугу лет, за знание иностранного языка и т. п.). Размер надбавки может быть установлен в виде фиксированной суммы, либо в процентном соотношении к окладу.

Графа 9 «Всего» заполняется путём сложения граф с 5 по 8, но только если все данные в них внесены в рублёвом эквиваленте. Если же оклад установлен в рублях, а надбавки в процентах, то в графе 9 ставится прочерк, а в примечании следует указать документы, на основании которых применяются эти надбавки и доплаты.

Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания.

Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников. Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено.

Порядок утверждения штатного расписания

Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено».

Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа. При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.

Сроки утверждения штатного расписания определяются работодателем самостоятельно. Можно утверждать его ежегодно, хотя принятое один раз, оно вполне может действовать в течение нескольких лет. Если в штатное расписание вносились какие-либо дополнения, то целесообразно в начале календарного года утвердить новое расписание с учётом всех произведённых изменений.

Храниться штатные расписания должны по месту разработки и утверждения, срок хранения – постоянно.

Внесение изменений в штатное расписание

Естественно, что сведения, однажды внесённые в штатное расписание, со временем могут меняться. Причинами изменения штатного расписания могут быть:

ввод новых штатных единиц;
изменение окладов;
исключение вакантных должностей;
сокращение численности или штата;
переименование должностей, подразделений и т. п.

Работодателю, независимо от оснований изменения штатного расписания, предстоит самому решить, каким способом внести эти изменения:

составить и утвердить новое штатное расписание, либо
издать приказ об изменении уже действующего расписания.

В первом случае разрабатывается и утверждается полностью новый документ (пример штатного расписания организации и порядок его составления мы рассмотрели ранее).

Во втором случае процедура изменения штатного расписания включает следующие этапы:

Составление и подписание приказа об изменении штатного расписания (образец его приведён выше), в котором нужно указать причины внесения изменений и дату, с которой они вступают в силу (с даты издания приказа или позднее), наименование новых подразделений, вводимых (либо исключаемых вакантных) должностей, количество новых штатных единиц, новый размер оклада, надбавок или иных доплат и т. п.;
Корректировка действующего штатного расписания в соответствии с изданным приказом;
Доведение внесённых изменений до сведения конкретных работников, которых они затронули, и внесение соответствующих дополнений и изменений в их трудовые договоры и трудовые книжки.

Обратите внимание на несколько иной порядок изменения штатного расписания при сокращении численности или штата. Согласно ст. 180 ТК РФ, работники должны быть предупреждены о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до него.

Новое штатное расписание в этом случае может вступить в силу не ранее чем через два месяца после его составления.

Автоматическое заполнение типовых форм документов
Печать документов с изображением подписи и печати
Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Прием работников на работу осуществляется в соответствии со штатным расписанием. Оно утверждается приказом руководителя организации или другим уполномоченным лицом по приказу или доверенности.

Обратите внимание на раздел надбавки. Здесь может быть отражена специфика предприятия. Надбавки могут быть за коммерческую тайну, стаж работников, вредность, особые заслуги перед организацией, учёную степень и т.п.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание применяется для официального оформления структуры, состава штата, его численности в соответствии с действующим Уставом организации. Штатное расписание утверждается руководителем или уполномоченным им лицом (и составляется ими же, так как требуемая должность экономиста по труду, который обязан составлять расписание, есть не на всех предприятиях) и содержит такую информацию:

Перечень существующих на предприятии должностей;
- количество единиц в штате;
- месячный фонд оплаты труда;
- суммы должностных окладов и надбавок;
- перечень структурных подразделений.

При этом следует помнить, что должность работника в трудовом договоре должна в полной мере соответствовать должности в штатном расписании, а наименование ее при занесении в документ не сокращается. А сами должности вносятся туда, опираясь на Классификатор профессий, ибо любое несоответствие может повлечь за собой трудности при оформлении пенсии. Запись должностей идет в убывающем порядке, начиная с самой главной.

Расписание составляется на конкретную дату с указанием периода действия и в одном экземпляре, который находится в бухгалтерии предприятия. Кроме того, документ прошивается и скрепляется подписями руководителя, главного бухгалтера, а затем печатью компании. Допущенные ошибки в этом документе нельзя исправлять с помощью корректора. Большинство из них совершаются в окладах. Исправить ситуацию можно аккуратным зачеркиванием с написанием правильных цифр и подписью составляющего штатное расписание лица. Остальные же изменения (например, ввод должности, если забыли указать, или ее исправление, если указали неправильно) происходят с помощью приказов руководителя.

Если же говорить о прямом назначении штатного расписания, то оно заключается в том, чтобы в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, предъявить указанные там данные в суде. Поэтому при правильном составлении документа, всегда можно рассчитывать на выигрыш судебного дела.

Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Класс365

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием , профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности . Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость .

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос - кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже - работники юридической службы. В крупных компаниях - планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений , то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент - 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3

Свернуть Показать

В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае - 7 500 руб.).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4

Свернуть Показать

В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы - 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10 , как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого» , расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Что такое штатная расстановка?

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.