В кризис компании пытаются всеми способами сократить налоги. Некоторые делают это даже за счет личных расходов директора, маскируя их под представительские. Но главное здесь оформить все так, чтобы у инспектора не было вопросов

Директор часто тратит деньги компании на личные нужды, особенно если он единственный учредитель. На практике популярны три способа превратить личные траты в представительские. Идеи порой подсказывают сами чиновники.

Способ № 1

Совместить отдых с деловыми переговорами

Получится списать расходы на отдых

Надо подтвердить деловой характер поездки

Личные расходы директора на отдых за рубежом можно списать, если оформить мероприятие как поездку на международный тренинг или командировку на переговоры с заграничными партнерами (подп. 22, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). И не важно, если встречи не принесли положительного эффекта. Возможно, директор проводил анализ рынка конкурентов. Не важно, в какую страну едет директор. Даже поездки в курортные страны (Тунис,Тайланд, Мальдивы) могут быть деловыми. К таким выводам приходят и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 № 8905/10).

Меры безопасности. Налоговики наверняка запросят документы, подтверждающие деловой характер поездки. Поэтому надо собрать программы мероприятий с местом и сроками их проведения, брошюры, отчеты и т. д. (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06 /4/26). Заодно стоит издать приказ руководителя и в нем обозначить цели поездки - разработка стратегии развития, проведение деловых переговоров, расширение рынков сбыта и т. п. А вот смету расходов на деловые встречи можно не составлять (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ /16288).

Способ № 2

Оформить поход в ресторан как переговоры

Можно списать частный обед или корпоратив, как представительские расходы

Рискованно списывать затраты на развлекательные мероприятия

Замаскировать под представительские можно личные расходы директора на обеды в ресторане, посещение театра, поездки на теплоходе. Ведь встреча не обязательно должна иметь результат. Переговоры можно проводить не только с фактическими клиентами, но и с потенциальными. Минфин считает, что и в этом случае представительские расходы обоснованны (письмо от 05.06.2015 № 03-03-06 /2/32859).

Меры безопасности. Не исключены споры, если ревизоры решат, что у мероприятия был только развлекательный характер. Если компания проводит мероприятия в отеле, то стоит обратить внимание на документы, которые выставила гостиница. Например, если компания арендовала помещения с названием «Баня» или «Шатер», это не значит, что они использованы для развлечений. Это может быть обычная комната для переговоров. В суде это удается доказать (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2015 № 09АП-15172 /2015). Но безопаснее, чтобы в выставленных счетах не было слов «баня», «сауна», «бильярд», «боулинг».

Кроме того, потребуется обычный перечень бумаг для подтверждения представительских расходов: программа мероприятия, список приглашенных и т. п. Они помогут обосновать, почему компания проводила встречи вне офиса. К примеру, арендовала теплоход с целью демонстрации планов на будущий год (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.09.2013 № А40-22927 / 12-107-106).

Способ № 3

Учесть расходы на тюнинг личной машины

Можно модернизировать авто за счет компании

Есть риск, что инспекторы снимут расходы

Нередко директор проводит тюнинг личного автомобиля за счет организации: устанавливает навигатор, видеорегистратор, аудиосистему, кожаные кресла и т. п. Налоговики, как правило, снимают такие расходы, считая их необоснованными. Но на практике компаниям удается доказать, что монитор, установленный в личную машину директора, необходим для подготовки к служебным совещаниям, а обивка салона кожей создает деловой имидж компании (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27.06.2011 № А40-55988 / 10-142-307).

Меры безопасности. Безопаснее не списывать личные расходы дирекора на те аксессуары в легковом автомобиле, которые явно излишни. Например, вряд ли получится убедить инспекторов, что аэрография, спойлер или новые колесные диски для личной иномарки директора необходимы для создания имиджа компании.

Оценка налоговой безопасности способов

Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы?

Любые расходы руководителя могут быть оплачены из бюджета компании – за счет прибыли, остающейся после выплаты всех налогов. Впрочем, некоторые расходы можно «повесить» на затраты, уменьшив налог на прибыль и фактически увеличив свой собственный доход.

Какие затраты руководителя БЕЗУСЛОВНО можно отнести на расходы?

Необходимо отметить, что законодательство РФ о налогах не содержит норм, связывающих отнесение затрат фирмы на уменьшение полученных фирмой доходов с тем, какое лицо производит эти расходы: руководитель или не руководитель.

Закон (ст. 252 НК РФ) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает только следующие критерии:

1) расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы,

2) расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).

Такой же принцип и для принятия к вычету расходов в части НДС, но у покупателя обязательно должен быть счет-фактура, оформленный в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Поэтому в случае налоговой проверки налоговый орган будет выяснять не только и не столько, кто произвел расходы денег фирмы (хотя это тоже немаловажный факт), а для какой цели эти расходы сделаны и какими документами они подтверждены. Аналогично будет выясняться вопрос расходов и обращения в суд, если спор об обоснованности расходов дойдет до суда.

Если руководитель одновременно входит в число владельцев фирмы, то вопрос об источнике денег для его расходов иногда решается не через прямое финансирование расходов за счет денег фирмы, а через регулярную (но, в соответствии с учредительными документами фирмы!) выплату дивидендов . В данный момент к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 процентов. Оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель может тратить по своему усмотрению. Бывает, что такой путь целесообразнее, чем обосновывать, для какой цели руководитель потратил деньги фирмы на «ужин в ресторане» или «номер в отеле».

Если же расходы обоснованы и подтверждены надлежащими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещено списывать расходы, обычно производимые руководителями при командировках или деловых встречах, например: на питание, аренду автомобиля, гостиничного номера или зала для переговоров, мобильную связь, Интернет и пр.

Бухгалтерам фирм, применяющих УСН или ЕСХН, нужно быть особенно внимательными и проверять каждый вид расхода на соответствие правилам НК РФ для УСН или ЕСХН, так как для этих спецрежимов не все расходы могут приниматься к уменьшению доходов, даже если расход обоснован с точки зрения производственной целесообразности самой фирмы. К документам, составленным на иностранном языке , необходимо прилагать перевод на русский язык .

Какие расходы руководителя оплачивать за счет фирмы можно с осторожностью?

Если бухгалтер имеет сомнения в том, что расход надлежаще обоснован и при этом сумма расхода не является для фирмы существенной, правильнее такой расход отнести за счет прибыли и не тратить потом время на споры об обоснованности такого расхода.
Если же такое решение не находит понимания, то руководителю желательно учитывать, что любые расходы, не подтвержденные надлежащими документами и/или выходящие за рамки разумных пределов по стоимости и/или по содержанию, могут быть предметом спора с налоговым органом. Например, расходы на вино, водку, пиво, сигареты, шоу-группы и т. п. при проведении деловых переговоров. Отсутствие отчета о командировке и/или бизнес-встрече очень нежелательно, т. к. налоговый орган может посчитать расходы на эти мероприятия необоснованными.

Какие «экзотические» виды расходов вам приходилось встречать у ваших клиентов?

Сейчас уже не «начало 90-х», и бизнес становится более образованным. Но бывают случаи, когда с корпоративных пластиковых карт , выдаваемых для использования в командировках, руководители фирм, особенно если они еще и владельцы бизнеса, производят расходы на личные нужды и нужды своей семьи. Например, приобретают парфюмерию, одежду, предметы интерьера, оплачивают развлекательные центры и т. п. Отнесение таких расходов «на себестоимость» фирмы законом не предусмотрено.

Что вы можете посоветовать руководителю, чтобы сократить риски начисления штрафов за неверно оформленные расходы (риски ошибок «штатной бухгалтерии »)?

«Штатная бухгалтерия» бывает разная по квалификации. Если руководитель имеет основания считать, что бухгалтер квалифицирован в вопросе оформления расходов, необходимо, чтобы бухгалтер провел с работниками инструктаж по оформлению расходов и составил им письменную памятку (как должны быть оформлены расходы, что можно принять на расходы, а что нельзя). Если же вышеуказанное решение не подходит, желательно пригласить стороннего специалиста для проведения данной работы, особенно если расходы руководящего звена регулярны и существенны по размеру. Кроме того, желательно примерно раз в полгода-год проводить проверку правильности оформления расходов силами внешних консультантов, которые имеют опыт участия в налоговых проверках и в судебных спорах. Это будет определенной подстраховкой для «штатной бухгалтерии» и уменьшит риски ошибок.

Александра НИКОЛАЕВА, ведущий эксперт «ПАГ» юридической группы «Прайвэт Атторнейз Гроуп», управляющий партнер московского офиса.

www. pag-group. ru

Журнал «На стол руководителю» №29, 2008г.

Злоупотребления директора – не редкость. Особенно остро эта проблема стоит в организациях, где руководитель является еще и единственным ее учредителем. В такой ситуации у бухгалтера есть несколько сценариев дальнейших действий.

Принципиальная позиция

Многие специалисты учета занимают принципиальную позицию по вопросу перевода денежных средств на личные нужды директора: они отказывают начальству в осуществлении неоправданных платежей. Ведь, по сути, такие расходы не предусмотрены законодательством. Кроме того, главному бухгалтеру может грозить уголовная ответственность в случае выявления контролерами таких операций. Положения статей 199 и 199.1 УК предусматривают ответственность за уклонение от уплаты налогов и сборов, не конкретизируя, кто именно из должностных лиц может быть наказан. В постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 28 декабря 2006 года № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления» указано, что к субъектам правонарушения, предусмотренного статьей 199 УК, может относиться руководитель фирмы и главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

Риски для специалиста учета в случае подобных трат значительны, ведь он искажает отчетность и занижает налогооблагаемую базу. В этой связи многие специалисты поступают таким образом. Сначала выражают отказ в возможности осуществления рискованного платежа. Они разъясняют свое решение тем, что данные траты нельзя учесть для целей налогообложения, и они будут осуществляться из чистой прибыли. Потом разъясняют возможные негативные последствия в виде уплаты налогов, штрафных санкций и уголовной ответственности. Говорят и о необходимости уплаты налоговых платежей и заработной платы. Ну а если директор проявляет настойчивость, производят такие платежи только по личному распоряжению руководителя.

«Маскировка» расходов

Бухгалтера, которые не могут противостоять руководству, принимают другие решения. Так, личные расходы директора нередко «маскируются» под иные траты, которые могут осуществляться в ходе предпринимательской деятельности.

В некоторых случаях руководителю требуются денежные средства на время, с последующим возвратом средств. Тогда специалист учета выдает наличность под отчет или оформляет займ.

Эта позиция основывается на Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где прописано, что ответственность за организацию учета несет руководитель. Мнение «счетовода» директор учитывать не обязан, однако всю ответственность за достоверность данных и отчетности несет именно он (при наличии соответствующего письменного распоряжения, направленного главному бухгалтеру).

При этом целый ряд затрат действительно может быть «замаскирован» под корпоративные. Например: приобретение недвижимости или автомобиля – под расходы на командировки и на обучение сотрудников.

Подтверждающими документами тут будут выступать: приказ руководителя с указанием на производственную необходимость расходов, договор со сторонней организацией, первичные бумаги, такие как счета-фактуры, акты и т.д.

Если вы решите «прятать» личные расходы директора, то нельзя забывать о том, что эти затраты в любом случае приведут к дополнительным издержкам. Так, покупка автомобиля и выплата автокредита за счет компании обернутся следующими последствиям: машину необходимо будет поставить на учет и начислять амортизацию, а также платить транспортный налог. Если транспортное средство приобреталась до 2013 года, то появится база по налогу на имущество. Нужно будет оформлять дополнительные документы, которые подтвердят производственный характер использования автотранспорта: путевые листы, договоры на приобретение ГСМ или авансовые отчеты и прочие. Другими словами, работы прибавится.

На чистую прибыль

Некоторые бухгалтеры оформляют использование корпоративных средств директором – единственным учредителем как расходы, не учитываемые при налогообложении. Иными словами, такие траты не уменьшают налогооблагаемую прибыль, при этом НДС не предъявляется к вычету. Однако подобные переводы могут вызвать претензии проверяющих и быть переквалицированны в доходы руководителя. Как следствие, ревизорами будут доначислены НДФЛ и страховые взносы.

Заимствование

В некоторых случаях руководителю требуются денежные средства на время, с последующим возвратом средств. Тогда специалист учета выдает наличность под отчет или оформляет заем.

Как это лучше сделать. Нужно оформить договор беспроцентного займа. Гражданским и Налоговым кодексами коммерческим организациям не запрещено выдавать такие кредиты. Однако есть риск, что ревизоры при анализе таких контракторв, доначислят налог на прибыль исходя из ставки рефинансирования. Они могут обосновать свою позицию тем, что коммерческая организация создана с целью получения прибыли и не может не получать экономической выгоды от своей работы.

Если директор не хочет или не может вернуть деньги, то в дальнейшем долг прощается, для этого нужно составить соответствующее соглашение.

Некоторые бухгалтеры оформляют использование корпоративных средств директором – единственным учредителем как расходы, не учитываемые при налогообложении. Однако подобные переводы могут вызвать претензии проверяющих и быть переквалицированны в доходы руководителя. Как следствие, ревизорами будут доначислены НДФЛ и страховые взносы.

Имейте в виду, в случае невозврата займа существует риск переквалификации сделки в договор дарения и признания ее противоречащей законодательству (ст. 575 ГК РФ). Согласно пункту 32 совместного Постановления Пленумов ВС РФ и ВАС РФ от 1 июля 1996 года № 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», ничтожная сделка является недействительной независимо от признания ее таковой судом (п. 1 ст. 166 ГК РФ).

«Двойная» бухгалтерия

Не секрет, что многие недобросовестные компании прибегают к «двойной бухгалтерии» и осуществляют платежи, направленные на личные нужды руководства, за счет «черной кассы». В этом случае бухгалтер осуществляет любые переводы по желанию и устному распоряжению руководства.

Однако напомню, что такие поступки напрямую подпадают под действие Уголовного кодекса. Статья 199 УК предусматривает штрафные санкции в размере от 100 000 до 300 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет. Кроме того, возможен и арест на срок до шести месяцев, либо лишение свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

Конечно, не избежать в этом случае и судебных споров. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Уральского округа от 18 апреля 2013 года № Ф09-2000/13 по делу № А76-10707/12. Инспекция сделала вывод о сокрытии обществом полученных доходов и ведении двойной бухгалтерии, что привело к занижению базы по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, а также неполной уплате НДФЛ. Выводы арбитров опирались на изъятые у компании электронные базы данных и протоколы допроса главбуха. Аналогичный вывод сделали судьи и в постановлении Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 декабря 2012 года № 18АП-11613/2012 по делу № А76-10707/2012.

В заключение следует отметить, что, безусловно, неоправданные траты руководителя на личные нужды всегда несут определенные риски, как для компании, так и для бухгалтера лично. По возможности максимально доступно и ясно просветите свое руководство по поводу возможных опасностей, которые таят в себе такие траты. мы также настоятельно не рекомендуем вам нарушать законодательство, а если к этому вас принуждает руководство, то стоит задуматься о смене места работы.

Новая бухгалтерия, N 4, 2007 год
М.Мошкович,
АКДИ "Экономика и жизнь"

Налоговый кодекс разрешает организациям учитывать две группы управленческих расходов - произведенных непосредственно организацией и расходов в виде оплаты услуг третьих лиц. Но поскольку в Кодексе не разъясняется, что такое управленческие расходы, применение данной нормы является предметом постоянных споров.

Налоговый кодекс предоставляет налогоплательщику возможность уменьшить прибыль для целей налогообложения на управленческие расходы (подп.18 п.1 ст.264 НК РФ) . Однако в силу того, что содержание этого понятия не разъяснено, применение данной нормы является предметом постоянных споров.

Исходя из формулировки подп.18 п.1 ст.264 НК РФ , налогоплательщик вправе учесть:

- расходы на управление организацией или отдельными ее подразделениями;

- расходы на приобретение услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями.

Как видим, норма предусматривает два блока управленческих расходов - произведенных непосредственно организацией и расходов в виде оплаты услуг третьих лиц.

Рассмотрим эти виды расходов по отдельности.

Расходы на управление организацией

Какие расходы учесть?

Состав данных расходов, как мы уже говорили, в НК РФ не расшифрован. С точки зрения русского языка термин "расходы на управление организацией" можно трактовать достаточно широко. Например - заработная плата управленческого персонала, приобретение и обслуживание оргтехники, затраты на компьютерные программы, бумагу, ручки и т.д.

Однако все эти виды расходов подпадают под действие других положений главы 25 НК РФ , причем в этих других положениях они названы прямо: расходы на оплату труда (ст.255), материальные расходы (ст.254) , амортизация и ремонт основных средств (статьи 256 - ), расходы на приобретение прав на программы для ЭВМ (подп.26 п.1 ст.264), расходы на канцелярские товары (подп.24 п.1 ст.264) .

Поскольку налогоплательщик при наличии нескольких оснований для учета расходов имеет право самостоятельно определить, к какой группе отнести такие затраты, то, конечно же, лучше ссылаться на те нормы НК РФ , в которых виды расходов названы прямо, а по подп.18 п.1 ст.264 НК РФ учитывать только те затраты управленческого характера, для которых нет более подходящего основания.

Но тут уж (в силу неопределенности термина) нужно быть готовым доказывать соответствие расходов критериям ст.252 НК РФ (экономическая обоснованность; документальное подтверждение; связь с деятельностью, направленной на получение дохода). Термин "неопределенный" все равно что "ненаписанный", поэтому налоговики будут оспаривать такие расходы по общим критериям.

По нашему мнению, в качестве управленческих вполне могут быть учтены, например, такие расходы, как изготовление бланков организации, присвоение статистических кодов, организация архивной службы.

Поскольку термин "расходы на управление организацией" в главе 25 НК РФ не расшифрован, то вероятность спора с налоговиками высока.

Подпункт 18 п.1 ст.264 НК РФ "знаменит" связанными с ним спорами о возможности учесть затраты обществ на выплату вознаграждений совету директоров и ревизионной комиссии.

Право выплачивать вознаграждение членам совета директоров в период исполнения ими своих обязанностей либо компенсировать расходы, связанные с исполнением ими функций членов совета директоров, предусмотрено п.2 ст.64 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО) и п.2 ст.32 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО).

Закон об АО также допускает выплату вознаграждения (компенсации расходов) членам ревизионной комиссии общества в период исполнения ими своих обязанностей (п.1 ст.85 Закона об АО) .

Решения о выплате таких вознаграждений и об их размере принимаются на общем собрании участников общества.

Минфин России последовательно занимает по данному вопросу следующую позицию.

В компетенцию совета директоров общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью общества

Р уководитель организации подчас может оставить компанию перед необходимостью учета в налоговых расходах, например представительских расходов, понесенных им в случае спонтанного проведения переговоров. Или при приобретении ГСМ для служебной машины.

Учесть подобные затраты можно. Для этого достаточно задним числом оформить поручение на осуществление этих расходов. А потом - авансовый отчет. На основании приложенных к нему документов, подтверждающих расходы, компания их признает, а работнику компенсируются затраты. НДС можно принять к вычету, если его сумма выделена в кассовом чеке, поскольку он будет заменять счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Обычно компания заранее выдает денежные средства на подобные цели (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.11 № 373-П). Но если это не сделано, а поручение получено, работник может проявить инициативу и выполнить его с использованием собственных средств. В этом случае ему возмещаются затраты (ч. 2 ст. 164 ТК РФ).

Идеей поделилась Олеся Ратковская,
главный бухгалтер

Оценка безопасности идеи

чиновник

Елена Ордынская, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:

«Данный способ признания затрат для целей налогообложения встречается в практике проведения проверок. Ситуация не самая безопасная с точки зрения налоговых рисков, претензии все равно возможны. Но в конечном итоге обычно подобные споры разрешаются благополучно для налогоплательщика».

эксперт

Ольга Иванова, директор правового департамента ООО «Аудиторская компания РЕСПЕКТ»:

«Характеристики товаров, услуг должны подтверждать их производственное назначение. А при «спонтанных» затратах это часто становится проблемой. Налоговые органы обращают внимание даже на места проведения переговоров и предъявляют претензии, если они кажутся недостаточно официальными для деловых встреч».

практик

Татьяна Керпатенко, бухгалтер ООО «Агрохолдинг Дубовский»:

«Важно, на кого выписаны первичные документы. Если на организацию, то после возмещения затрат проблем с признанием расходов не будет. Но лучше закрепить порядок возмещения затрат сотрудникам при покупке материальных ценностей за свой счет. Если на директора, то безопаснее приобрести у нег активы, но тогда возникает доход и НДФЛ».